Hogyan foglalj szállást közvetlenül? Alkudozás a hotelekkel emailben

Vágyakozunk arra, hogy utazásaink során ne csak emlékezetes élményekkel gazdagodjunk, hanem pénztárcánkat is kíméljük, miközben a lehető legjobb szolgáltatást kapjuk. Sokan közülünk automatikusan az online utazási ügynökségek (OTA-k) felületeit böngészik, amikor szállást keresnek, pedig létezik egy másik út is, amely nemcsak olcsóbb, de személyre szabottabb lehetőségeket kínál. Ez az út a szállodákkal való közvetlen kapcsolatfelvétel és az alkudozás művészete, amely lehetővé teszi, hogy valóban a mi igényeinkre szabott ajánlatot kapjunk, extra szolgáltatásokkal megspékelve.

A közvetlen szállásfoglalás tehát nem más, mint amikor a szálláshelyet – legyen szó hotelről, panzióról vagy apartmanról – nem egy harmadik fél, hanem közvetlenül tőle vesszük igénybe. Ez magában foglalja a telefonos megkeresést, a szálloda saját honlapján történő foglalást, de a legizgalmasabb és talán leghatékonyabb módja a célzott e-mail küldése, ahol teret kaphat az alkudozás. Ez a folyamat számos előnnyel járhat, a jobb áraktól kezdve a rugalmasabb feltételeken át egészen a személyesebb kapcsolattartásig, amelyek mind hozzájárulhatnak egy sokkal élvezetesebb utazási élményhez.

Ebben a részletes útmutatóban lépésről lépésre végigvezetjük önt a közvetlen szállásfoglalás és az emailben történő alkudozás rejtelmein. Megtudhatja, miért érdemes ezt a módszert választania, milyen előnyökkel jár a szállodák és a vendégek számára, hogyan készülhet fel egy sikeres tárgyalásra, és milyen a "tökéletes" email felépítése. Részletesen kitérünk az árkalkulációra, a csomagajánlatokra és azokra a gyakori hibákra is, amelyeket érdemes elkerülni. Célunk, hogy felvértezzük önt azokkal az ismeretekkel és eszközökkel, amelyek birtokában magabiztosan veheti fel a kapcsolatot a szállodákkal, és elérje a legjobb ajánlatokat.

Miért érdemes fontolóra venni a közvetlen szállásfoglalást?

Amikor utazást tervezünk, természetes, hogy a legjobb ár-érték arányt keressük, és ehhez sokan azonnal az ismert online utazási portálokhoz fordulnak. Ezek a platformok kétségtelenül kényelmesek, de ritkán kínálják a legjobb vagy a legrugalmasabb lehetőségeket. A szállodákkal való közvetlen kapcsolatfelvétel, különösen emailben, egy sokkal mélyebb és előnyösebb kapcsolatot eredményezhet.

Először is, a szállodák jelentős jutalékot fizetnek az OTA-knak minden egyes foglalás után, ami gyakran 15-30% között mozog. Ez a jutalék elvileg be van építve az OTA-k által kínált árakba. Ha közvetlenül foglalunk, a szálloda ezt a jutalékot megtakarítja, és ezt a megtakarítást részben vagy egészben átadhatja nekünk, a vendégeknek. Ez gyakran kedvezőbb árat eredményezhet, mint amit az online portálokon találunk. Sőt, ha azonos árat is kapnánk, a közvetlen foglalás esetén több extra szolgáltatásra tehetünk szert.

Másodsorban, a közvetlen kommunikáció páratlan rugalmasságot biztosít. Előfordulhat, hogy speciális igényeink vannak: korábbi bejelentkezés, későbbi kijelentkezés, egy bizonyos típusú szoba, speciális diéta, vagy akár egy kisállattal való utazás. Az OTA-kon keresztül ezeket a kéréseket nehezebb érvényesíteni, és gyakran csak "kérésként" rögzítik, garantált visszaigazolás nélkül. Közvetlenül a szállodával egyeztetve sokkal nagyobb eséllyel kapunk azonnali visszaigazolást, vagy akár ingyenesen biztosítják számunkra ezeket a szolgáltatásokat, amelyeket egyébként felár ellenében kapnánk meg.

Harmadrészt, a személyesebb kapcsolat és a hűségprogramok is a közvetlen foglalás mellett szólnak. Számos szállodalánc és független hotel kínál hűségprogramokat, amelyek pontgyűjtéssel, ingyenes éjszakákkal, szobafelszereltség-fejlesztéssel vagy egyéb exkluzív előnyökkel járnak. Ezek a programok általában csak a közvetlenül foglaló vendégek számára elérhetők. Ráadásul, ha rendszeres vendégei vagyunk egy adott szálláshelynek, a személyzet gyakran felismeri és különleges figyelmet fordít ránk, ami emelheti tartózkodásunk minőségét. Egy közvetlen kapcsolat lehetőséget ad arra is, hogy megosszuk visszajelzéseinket, kérdéseinket anélkül, hogy egy közvetítőn keresztül kellene kommunikálnunk.

Kapcsolódó cikkek

Ostrava látnivalók – Az Isteni Megváltó-székesegyház

Gdańsk látnivalók – A Neptun-kút és a Hosszú Piac (Długi Targ)

Sarti (Halkidiki): A magyarok kedvence – Kilátás az Athos-hegyre

Fontos megjegyzés: „A közvetlen kommunikációval nem csak pénzt takaríthatunk meg, hanem egy olyan egyedi és személyre szabott élményt is kaphatunk, amit az automata rendszerek sosem nyújthatnak.”

Mikor a legcélszerűbb közvetlenül foglalni?

Bár a közvetlen foglalásnak számos előnye van, nem minden helyzetben ez a legkézenfekvőbb vagy a legelőnyösebb megoldás. Vannak azonban olyan specifikus szituációk, amikor kiemelten érdemes a szállodákkal közvetlenül kapcsolatba lépni, és élni az alkudozás lehetőségével.

Az egyik ilyen eset, ha hosszabb tartózkodást tervezünk. Minél több éjszakát töltünk egy adott szálláshelyen, annál nagyobb az esély arra, hogy kedvezőbb árat, vagy extra szolgáltatásokat kapjunk. Egy hotel számára egy hosszabb tartózkodás garantált bevételt jelent, kevesebb adminisztrációval és takarítással jár, mint több rövid foglalás. Ezért hajlandóbbak engedményt tenni. Például egy hetes vagy hosszabb tartózkodás esetén érdemes megkérdezni a havi vagy heti árakat, még akkor is, ha azok nincsenek meghirdetve.

Másodszor, ha speciális kéréseink vannak, vagy egyedi igényekre szabott szolgáltatásokat keresünk. Legyen szó nászútról, évfordulóról, egy fontos üzleti útról, vagy allergiás igényekről, a közvetlen kommunikáció biztosítja, hogy kérésünk ne vesszen el a rendszerben. Egyedi csomagajánlatokat is kérhetünk, amelyek tartalmaznak például transzfert, vacsorát, wellness belépőt vagy városnézést, és ezeket gyakran kedvezőbb áron kaphatjuk meg, mint ha külön-külön foglalnánk őket.

Harmadszor, csoportos foglalások esetén, például családi események, baráti társaságok, vagy céges rendezvények alkalmával, szinte kötelező a közvetlen kapcsolatfelvétel. A szállodák gyakran kínálnak csoportos kedvezményeket, és rugalmasabb feltételeket biztosítanak a lemondás vagy a fizetés terén. Emellett könnyebben koordinálhatók a szobák elosztása és az egyéb csoportos igények is.

Negyedszer, az utószezon vagy a gyenge kihasználtságú időszakok ideálisak az alkudozásra. Amikor a szálloda kevésbé foglalt, sokkal nyitottabbak arra, hogy kedvezményeket adjanak, minthogy üresen álljanak a szobák. Érdemes kutatást végezni a célállomásunk turisztikai csúcsszezonjairól és elkerülni azokat, ha a legkedvezőbb árat szeretnénk elérni.

Végül, ha hűséges vendégei vagyunk egy adott szállodaláncnak vagy független hotelnek, mindig érdemes közvetlenül foglalni. A szállodák értékelik a visszatérő vendégeket, és gyakran különleges kedvezményekkel, ingyenes extra szolgáltatásokkal vagy szobafelszereltség-fejlesztéssel jutalmazzák őket, még akkor is, ha ez nem feltétlenül része egy hivatalos hűségprogramnak.

Fontos megjegyzés: „A legoptimálisabb időpont az alkudozásra gyakran akkor van, amikor a szálloda kapacitásának kihasználtsága nem éri el a csúcsot, és a vezetés nyitottabb a rugalmas ajánlatokra.”

A közvetlen foglalás előnyei és hátrányai az online utazási ügynökségekkel szemben

Mielőtt belevágnánk az alkudozás rejtelmeibe, érdemes alaposabban megvizsgálni, milyen konkrét előnyökkel és hátrányokkal jár a közvetlen szállásfoglalás az online utazási ügynökségek (OTA-k) használatához képest. Ez a megértés segít abban, hogy tudatosabban döntsünk, és a számunkra legmegfelelőbb utat válasszuk.

Előnyök a vendégek számára

• Kedvezőbb árak: Gyakran találhatók meg a legjobb árak a szálloda saját honlapján, vagy közvetlen megkeresés útján, mivel a szálloda megtakarítja az OTA-knak fizetett jutalékot. Ez lehetővé teszi, hogy valódi megtakarítást érjünk el.
• Rugalmasabb lemondási és módosítási feltételek: Az OTA-k szigorú feltételeket írnak elő, míg a szállodák közvetlenül gyakran nagyobb rugalmasságot biztosítanak a vendégeknek, különösen vészhelyzetek esetén.
• Szobafelszereltség-fejlesztés (upgrade) lehetősége: Közvetlen foglalás esetén nagyobb eséllyel kapunk ingyenes szobafelszereltség-fejlesztést, különösen, ha hűséges vendégek vagyunk, vagy a szálloda kihasználtsága alacsony.
• Személyre szabott szolgáltatások és extra kérések: Különleges igényeink (pl. allergiás kérés, korai bejelentkezés, késői kijelentkezés, speciális kilátás) közvetlenül megbeszélhetők és garantálhatók.
• Hűségprogramok előnyei: Csak a közvetlen foglalások jogosítanak fel a szállodaláncok hűségprogramjaiban való részvételre, amelyek értékes pontokat, ingyenes éjszakákat és egyéb exkluzív előnyöket kínálnak.
• Közvetlen kommunikáció: Bármilyen probléma vagy kérdés esetén közvetlenül a szállodával kommunikálhatunk, ami gyorsabb és hatékonyabb megoldást eredményezhet.

Hátrányok a vendégek számára

• Kevesebb összehasonlítási lehetőség: Az OTA-k egy felületen több ezer szálláshelyet mutatnak be, megkönnyítve az összehasonlítást. Közvetlen foglalás esetén nekünk kell kutatást végeznünk és több szállodát megkeresnünk.
• Időigényesebb folyamat: Több időt és energiát vehet igénybe a kutatás, az email írás és a válaszokra való várakozás.
• Lehetséges áreltérések: Előfordulhat, hogy az online portálokon pillanatnyi akciók miatt jobb árat találunk, mint amit a szálloda közvetlenül kínál. Ezért mindig érdemes összehasonlítani.
• Nincs harmadik fél garancia: Probléma esetén nincs egy független harmadik fél (az OTA) a háttérben, aki segíthetne a konfliktusok megoldásában.

Előnyök a szállodák számára

• Magasabb profitmarzs: A szállodák megtakarítják az OTA-knak fizetett jutalékot, ami közvetlenül növeli a bevételüket.
• Közvetlen kapcsolat a vendéggel: Lehetővé teszi a vendégkapcsolatok építését, a preferenciák megismerését és a személyre szabott ajánlatok küldését a jövőben.
• Függetlenség az OTA-któl: Csökkenti a függőséget az online ügynökségektől és növeli a kontrollt a saját árak és készletek felett.
• Hűséges vendégkör építése: A közvetlen foglalók nagyobb eséllyel válnak visszatérő vendégekké, ami stabilabb bevételt és alacsonyabb marketingköltségeket eredményez.

Hátrányok a szállodák számára

• Kevesebb láthatóság: Az OTA-k hatalmas marketingköltségvetéssel rendelkeznek, és globális láthatóságot biztosítanak, amit egy független szálloda nehezen tud elérni.
• Saját marketing és értékesítés szükségessége: A közvetlen foglalások növeléséhez a szállodának saját marketingkampányokat kell indítania, ami plusz költséget és erőfeszítést jelent.
• Adminisztratív terhek: A közvetlen foglalások kezelése, az email-ek megválaszolása és az alkudozás időigényes lehet a személyzet számára.

Ez a táblázat segíthet a döntésben, hogy mikor melyik foglalási módot válassza:

Fontos megjegyzés: „A tudatosság, hogy mikor melyik foglalási csatornát érdemes választani, a kulcs a sikeres és költséghatékony utazáshoz.”

Felkészülés az alkudozásra: a sikeres tárgyalás alapjai

Az alkudozás nem egy improvizatív műfaj, hanem egy jól átgondolt stratégia, amelynek alapja a felkészültség. Ahhoz, hogy sikeresen tárgyalhassunk a szállodákkal emailben, elengedhetetlen, hogy ismerjük a piacot, a szálloda helyzetét, és tudjuk, mit szeretnénk elérni.

Az első és legfontosabb lépés a kutatás. Nézzen körül alaposan az online térben. Először is, ellenőrizze a szálloda saját honlapját: milyen árakat kínál a kívánt időpontra, van-e valamilyen speciális ajánlat, csomag, vagy hűségprogram. Ez adja meg a kiindulási alapot. Másodszor, tekintse meg a főbb online utazási ügynökségeket (Booking.com, Expedia, stb.), és hasonlítsa össze az áraikat. Fontos megjegyezni, hogy az OTA-k gyakran jelenítenek meg "akciókat" vagy "exkluzív ajánlatokat", de ezek néha csak arra szolgálnak, hogy eltereljék a figyelmet a közvetlen foglalás jobb lehetőségeiről. Ne feledkezzen meg a versenytársakról sem! Nézze meg a hasonló kategóriájú, hasonló elhelyezkedésű szállodák árait is, ez erősítheti alkupozícióját.

A kihasználtság ismerete rendkívül fontos. Ha tudja, hogy a szálloda várhatóan alacsony kihasználtsággal működik a kiválasztott időszakban (pl. hétköznap, utószezon, valamilyen eseménymentes időszak), akkor sokkal nagyobb az esélye a sikeres alkudozásra. Ilyenkor a szálloda inkább ad kedvezményt, minthogy üresen álljon a szoba. Érdemes figyelni a helyi eseménynaptárakat, sporteseményeket, konferenciákat, amelyek befolyásolhatják a keresletet.

A megkeresés időzítése is kulcsfontosságú. Ne keressen túl korán (pl. egy évvel előre), mert ilyenkor a szállodák még nem alakították ki a végleges árpolitikájukat, és nem látják előre a kihasználtságot. Ugyanakkor ne hagyja az utolsó pillanatra sem, különösen, ha speciális kérései vannak, mert akkor már kevesebb mozgástere van a szállodának. A néhány héttel vagy egy-két hónappal az utazás előtt küldött megkeresés általában optimális, de ha hosszabb tartózkodásról van szó, akkor érdemesebb lehet korábban is lépni.

Végül, gondolja át, mit tud felajánlani a szállodának a kedvezőbb ár vagy extra szolgáltatásokért cserébe. Ez lehet:

• Hosszabb tartózkodás: Mint már említettük, ez vonzó a szállodák számára.
• Rugalmas dátumok: Ha nyitott arra, hogy utazási dátumait néhány nappal eltolja, ez is alkupozíciót jelenthet.
• Kevésbé népszerű szobatípus: Hajlandó alacsonyabb kategóriájú szobát elfogadni, ha kap cserébe valami extrát? (Persze, a cél gyakran az upgrade, de néha a flexibilitás is segít.)
• Készség fizetni előre: Egyes szállodák kedvezményt adnak, ha az összeget előre, nem visszatérítendő módon fizetjük.
• Hűség és visszatérő vendég ígérete: Ha tetszik a szálloda, jelezze, hogy szívesen visszatérne.
• Ajánlás a közösségi médiában/Tripadvisoron: Néhány szálloda értékeli az ígéretet, hogy jó értékelést ír róluk.

Fontos megjegyzés: „Az alapos kutatás és a megfelelő időzítés fele a győzelemnek a szállásfoglalás világában; ismerje a piacot, mielőtt a tárgyalóasztalhoz ül.”

Az email mint stratégiai eszköz az alkudozásban

Az email az egyik leghatékonyabb eszköz a szállodákkal való alkudozásban, sokkal inkább, mint a telefonhívás. Ennek több oka is van:

• Írásos nyoma marad: Minden megbeszélt dolog írásban rögzítésre kerül, így később nincs vita arról, mi hangzott el, és mi nem. Ez védelmet nyújt mindkét félnek.
• Gondolkodási idő: A szálloda munkatársai el tudják olvasni az üzenetét, át tudják gondolni az ajánlatukat, és utána tudnak nézni a lehetőségeknek anélkül, hogy azonnal dönteniük kellene, mint egy telefonhívás során. Ez jobb, átgondoltabb ajánlatokat eredményezhet.
• Részletesség: Egy emailben részletesen kifejtheti kéréseit, preferenciáit és azt is, hogy miért éppen az Ön ajánlata előnyös számukra.
• Kényelem: Bármikor elküldheti, és a címzett is akkor olvassa el, amikor ideje van rá.

A tökéletes email felépítése

Egy jól megírt email professzionális, udvarias és meggyőző. Ne feledje, az első benyomás számít!

1. Tárgy (subject line): Legyen világos, tömör és informatív. Azonnal árulja el, miről van szó, hogy a címzett tudja, mire számíthat.

   • Példa: "Szállásajánlat kérés – <Dátumtól> – <Dátumig> – <Nevünk>"
   • Példa: "Közvetlen foglalás iránti érdeklődés – Hosszabb tartózkodás – <Célállomás> "
   • Példa: "Megkeresés speciális csomagajánlatra – <Esemény neve>"

2. Megszólítás: Legyen udvarias és személyes, ha lehetséges. Ha tudja a szálloda igazgatójának vagy az értékesítési vezetőnek a nevét, használja azt. Ha nem, akkor általános, de udvarias megszólítást válasszon.

   • Példa: "Tisztelt [Szálloda neve] értékesítési osztálya!"
   • Példa: "Kedves <Szálloda neve> csapata!"

3. Bevezetés: Mutatkozzon be röviden, és mondja el, miért ír. Ne térjen azonnal a tárgyra, hanem teremtse meg a kapcsolatot.

   • Példa: "Szeretnék érdeklődni egy esetleges szálláslehetőség iránt a szállodájukban…"
   • Példa: "A [szálloda neve] régóta az egyik kedvencem, és most ismét önöknél szeretném eltölteni a szabadságomat…"

4. Kérés/Ajánlat: Itt fejti ki részletesen, mire van szüksége, és mit szeretne. Legyen konkrét a dátumokkal, a szobatípussal, a létszámmal és minden egyéb specifikus igénnyel kapcsolatban. Ezen a ponton érdemes megemlíteni, ha látta az OTA-k vagy a szálloda honlapjának árait, és megkérdezni, tudnak-e jobb ajánlatot tenni.

   • Példa: "A [dátumtól] – [dátumig] időszakra szeretnék foglalni egy kétágyas szobát két felnőtt részére. Az online felületeken ([OTA neve], [szálloda honlapja]) találtam ajánlatokat <X összegért> és <Y összegért>. Arra lennék kíváncsi, hogy közvetlen foglalás esetén tudnának-e ennél kedvezőbb ajánlatot adni, esetleg valamilyen extra szolgáltatást belefoglalni az árba?"
   • Példa: "Mivel tervezzük a tartózkodásunkat, arra gondoltam, talán tudnának egy különleges, hosszabb tartózkodásra szóló csomagajánlatot vagy kedvezményes árat biztosítani számunkra."

5. Amit Ön hoz a "tárgyalóasztalhoz": Itt az ideje megemlíteni azokat a tényezőket, amelyek miatt Ön vonzó vendég lehet a szálloda számára (hosszabb tartózkodás, rugalmasság, visszatérő vendég, hajlandóság az előre fizetésre stb.).

   • Példa: "Rugalmas vagyunk a pontos dátumokkal kapcsolatban, amennyiben ez segítene egy kedvezőbb ajánlat kialakításában."
   • Példa: "Amennyiben elégedettek leszünk a szolgáltatásukkal, szívesen írnék egy részletes, pozitív értékelést az online felületeken."
   • Példa: "Tavaly is önöknél szálltunk meg, és nagyon elégedettek voltunk, ezért most is elsősorban önöknél keresünk szállást."

6. Cselekvésre ösztönzés (Call to action): Egyértelműen fogalmazza meg, mit vár a válaszlevélben.

   • Példa: "Várom szíves válaszukat és egy személyre szabott ajánlatukat."
   • Példa: "Kérem, osszák meg velem a lehetséges opciókat és az azokkal járó költségeket."

7. Elköszönés: Legyen udvarias és professzionális.

   • Példa: "Üdvözlettel,"
   • Példa: "Tisztelettel,"

8. Aláírás: Nevével és elérhetőségeivel (telefonszám).

Mit kérjünk? Különleges kérések és extra szolgáltatások

Ne csak az árra fókuszáljon! Sokszor sokkal könnyebb extrákat kicsikarni, mint jelentős árengedményt. Íme néhány ötlet:

• Ingyenes szobafelszereltség-fejlesztés (upgrade): Magasabb kategóriájú szoba (pl. tengerre néző, nagyobb, lakosztály).
• Ingyenes reggeli: Különösen, ha az alapár nem tartalmazza.
• Ingyenes parkolás: Ha a szálloda díj ellenében biztosítja.
• Korai bejelentkezés / késői kijelentkezés: Különösen értékes, ha a repülőjáratokhoz kell alkalmazkodni.
• Ingyenes wifi (ha egyébként fizetős): Ma már alap, de érdemes rákérdezni.
• Kedvezmény a szálloda éttermében/bárjában: Vagy egy üdvözlő ital, utalvány.
• Ingyenes belépő a wellness részlegbe: Ha a szálloda wellness szolgáltatásokat kínál.
• Transzfer a reptérről/pályaudvarról: Különösen, ha távolabb van a központtól.
• Gyermekkedvezmények: Ingyenes gyermekágy, etetőszék, stb.
• Ajándék a szobában: Egy üveg bor, gyümölcstál, csokoládé.
• Kedvezmények a helyi látványosságokra: Partnerségben álló cégek ajánlatai.

Ne feledje, mindig udvariasan kérjen, és legyen nyitott a kompromisszumokra. A lényeg, hogy érezze a szálloda, hogy Ön értéket képvisel számukra.

Fontos megjegyzés: „Az email a stratégiai kommunikáció terepe; precíz megfogalmazással és konkrét kérésekkel nem csupán árengedményt, de értékes extra szolgáltatásokat is nyerhetünk.”

Árkalkuláció és csomagajánlatok: hogyan érdemes számolni?

Az alkudozás során kulcsfontosságú, hogy ne csak a napi szobaárra fókuszáljunk, hanem a teljes csomagot vegyük figyelembe. Egy látszólag drágább direkt ajánlat valójában sokkal kedvezőbb lehet, ha belekalkuláljuk azokat az extrákat, amelyeket ingyen kapunk, vagy amelyekért egyébként fizetnünk kellene.

Első lépésként mindig határozzuk meg az összes lehetséges költséget, amely felmerülhet a tartózkodásunk során. Gondoljunk a reggelire, a parkolásra, a wifi-re, a városi adóra, az idegenforgalmi adóra, a wellness belépőre, a transzferre, vagy akár a mosodai szolgáltatásra. Ezek mind olyan tételek, amelyek jelentősen megnövelhetik a végső összeget. Az online utazási ügynökségek (OTA-k) gyakran csak az alap szobaárat mutatják, és a plusz költségek csak a foglalási folyamat végén vagy a helyszínen derülnek ki. A közvetlen kommunikációval pontosan tisztázhatjuk ezeket a költségeket, és megpróbálhatjuk beépíteni őket az ajánlatba.

Amikor emailben alkudozunk, érdemes megkérdezni a szállodától, hogy milyen csomagajánlatokat tudnak kínálni. Ezek gyakran tartalmazzák a szálláson kívül a reggelit, vacsorát, wellness használatot, vagy valamilyen helyi programot. Egy ilyen csomag sokszor jóval olcsóbb, mintha az egyes elemeket külön-külön vásárolnánk meg. Ráadásul a csomagajánlatok flexibilisebbek lehetnek, és könnyebben személyre szabhatók. Például, ha egy szálloda kínál egy félpanziós csomagot X összegért, de mi nem szeretnénk minden este a szállodában vacsorázni, megkérdezhetjük, hogy a vacsora helyett tudnának-e pl. egy ingyenes masszázst vagy transzfert adni.

Íme egy példa árkalkulációra, amely bemutatja, hogyan lehet egy látszólag drágább közvetlen ajánlat valójában kedvezőbb:

Példa árkalkuláció: 3 éjszakás tartózkodás egy városi szállodában (2 felnőtt)

Ez a táblázat rávilágít arra, hogy egy 5%-os szobaár-engedmény (300 EUR-ról 285 EUR-ra) önmagában nem tűnik nagy dolognak, de az ingyenes extrákkal együtt óriási különbséget jelent a végső összegben. Mindig számoljuk ki a teljes költséget, mielőtt döntést hoznánk!

Fontos megjegyzés: „Ne csak a szobaárra figyeljünk; a valódi megtakarítás és érték a csomagajánlatokban és az ingyenes extrákban rejlik, amelyekről az online felületeken nem esik szó.”

Gyakori hibák, amiket el kell kerülni

Az alkudozás során nem csak a helyes lépésekre kell figyelni, hanem arra is, hogy milyen hibákat kerüljünk el, amelyek alááshatják esélyeinket egy kedvező ajánlatra. Egy rosszul megfogalmazott email, vagy egy irreális kérés könnyen elriaszthatja a szállodát.

1. Irreális elvárások: Ne várjon irreális árengedményeket. Egy 5-15%-os kedvezmény a szobaárból már jónak számít, és ehhez jönnek még az ingyenes extrák. Ha például egy 200 eurós szobaár esetén 50 eurót kér azonnal, az valószínűleg elutasításra kerül. Ismerje a szálloda árszínvonalát és a piaci árakat!
2. Udvariatlanság és tiszteletlenség: Az emailnek mindig udvariasnak és professzionálisnak kell lennie. Soha ne diktáljon, ne követelőzzön, és ne legyen agresszív. A szállodai személyzet is emberekből áll, és sokkal szívesebben segítenek egy kedves és tisztelettudó vendégnek. Egy "követelés" jellegű levélre nagy valószínűséggel nem kap pozitív választ.
3. Kutatás hiánya: Ha nem végzett alapos kutatást a szálloda árairól, a versenytársakról, és a kihasználtságról, akkor gyenge alkupozícióból indul. Egyértelmű, ha valaki nem tudja, mit kér, és miért.
4. Túl sok vagy túl általános kérés: Ne kérjen egyszerre túl sok mindent, és ne legyen túlságosan általános. Egy "adjatok nekem valami jó ajánlatot" típusú levél nem célravezető. Legyen specifikus a dátumokkal, a szobatípussal és a kívánt extrákkal kapcsolatban. Ugyanakkor mérlegeljen, hogy hány extrát kér. Kezdjen a legfontosabbal, és ha kap rá pozitív választ, esetleg megpróbálhat egy másodikat is.
5. Az ajánlat azonnali elutasítása: Ha kap egy ajánlatot, ne utasítsa el azonnal, még akkor sem, ha nem tökéletes. Köszönje meg, és ha van ellenajánlata, fogalmazza meg udvariasan. Lehet, hogy van mozgásterük, de nem fogják azonnal a legjobb ajánlatukat adni.
6. Nincs utánkövetés: Ha nem kap választ néhány napon belül, küldhet egy udvarias emlékeztető emailt. Ne bombázza őket naponta üzenetekkel, de egy udvarias utánkövetés teljesen elfogadható.
7. Félelem az alkudozástól: Sokan egyszerűen félnek alkudozni, pedig a "nem"-et a legrosszabb esetben kaphatja meg. Ahogy a mondás tartja: "Aki nem kér, nem kap." A szállodák hozzászoktak az ilyen típusú megkeresésekhez, és ha az udvarias és professzionális, nem fogják rossz néven venni.

Fontos megjegyzés: „Az alkudozásban a leggyakoribb hiba nem a kudarc, hanem az attól való félelem, ami megakadályozza, hogy egyáltalán megpróbáljunk jobb feltételeket elérni.”

Tippek a hosszú távú kapcsolatok kiépítéséhez

A sikeres emailben történő alkudozás nem csak egy egyszeri alkalom lehet, hanem a kezdete egy hosszú távú, kölcsönösen előnyös kapcsolatnak a szállodával. Ha elégedett volt a szálláshellyel és a kapott ajánlattal, érdemes megőrizni ezt a kapcsolatot.

1. Legyen jó vendég: A legfontosabb, hogy tisztelje a szálloda szabályait, a személyzetet és a többi vendéget. Hagyja rendben a szobát, ne okozzon kárt, és legyen udvarias. Egy jó vendégre a szálloda emlékszik, és szívesen látja újra.
2. Hagyjon pozitív visszajelzést: Ha elégedett volt a szolgáltatással és különösen azzal, hogy az emailben kapott kéréseit teljesítették, írjon egy pozitív értékelést a Tripadvisorra, Google Reviews-ra vagy más releváns platformra. Említse meg, hogy közvetlenül foglalt, és mennyire elégedett volt az ügyfélszolgálattal. Ez a szállodának is nagy segítség, és jövőbeni alkudozásai során referenciaként szolgálhat.
3. Hivatkozzon a korábbi foglalására: Amikor legközelebb felveszi a kapcsolatot a szállodával, emlékeztesse őket arra, hogy korábban már megszállt náluk, és milyen kedvező élményei voltak. Utalhat a korábbi megegyezésekre, ez erősítheti az alkupozícióját.
4. Iratkozzon fel a hírlevelükre: Maradjon kapcsolatban a szállodával, iratkozzon fel a hírlevelükre. Így értesülhet a különleges ajánlatokról, akciókról, és hűségprogramokról.
5. A következő foglalásnál is közvetlenül keressen: Amikor legközelebb utazást tervez az adott régióba, elsőként közvetlenül a kedvenc szállodájával vegye fel a kapcsolatot. Ez megerősíti a hűségét, és valószínűleg még jobb ajánlatot fog kapni. Különösen, ha egy adott kapcsolattartóval alakult ki jó viszonya, érdemes hozzá fordulni.
6. Ajánlja másoknak: Ossza meg a tapasztalatait barátaival, családjával és kollégáival. A szájhagyomány a szállodák számára is értékes marketing, és ez is hozzájárulhat a jó hírnév kiépítéséhez.

A hosszú távú kapcsolatok nemcsak arról szólnak, hogy Önnek legyen jobb, hanem arról is, hogy a szálloda is profitáljon belőle. Egy elégedett, visszatérő vendég, aki pozitívan értékeli és ajánlja őket, felbecsülhetetlen érték számukra.

Fontos megjegyzés: „A szállodával való pozitív kapcsolat kiépítése nem ér véget a foglalással; egy visszatérő, elégedett vendég mindkét fél számára hosszú távú előnyökkel jár.”

Gyakran Ismételt Kérdések

Érdemes-e megpróbálni alkudozni, ha a szálloda weboldalán "nem visszatérítendő" ajánlatot látok?

Igen, érdemes! Még ha az online felületen nem is módosítható az ajánlat, közvetlenül a szállodával felvéve a kapcsolatot, lehet, hogy hajlandóak rugalmasabb feltételeket vagy extra szolgáltatásokat adni ugyanazon az áron, különösen, ha hosszabb tartózkodásról van szó, vagy alacsony a kihasználtság.

Mit tegyek, ha nem kapok választ az emailemre?

Várjon 2-3 munkanapot, majd küldjön egy rövid, udvarias emlékeztető emailt. Ne legyen tolakodó, csak jelezze, hogy várja a válaszukat, és ha nem tudnak ajánlatot tenni, azt is köszönöm, ha jelzik.

Mi van, ha a szálloda azt mondja, hogy nem tudnak jobb árat adni, mint az OTA-k?

Ez előfordulhat. Ilyenkor megkérdezheti, hogy tudnának-e ugyanazon az áron valamilyen extra szolgáltatást (pl. ingyenes reggeli, parkolás, szobafelszereltség-fejlesztés) adni cserébe, ami növelné a közvetlen foglalás értékét.

Milyen nyelven írjam az emailt?

Mindig az adott ország hivatalos nyelvén vagy angolul érdemes írni. Ha a szálloda weboldala több nyelven is elérhető, válassza azt a nyelvet, amelyen a legjobb minőségűnek tűnik a fordítás, vagy az angolt.

Alkudozhatok-e kisebb szálláshelyekkel, mint például panziókkal vagy apartmanokkal?

Abszolút! Sőt, a kisebb, független szálláshelyek gyakran még rugalmasabbak, és személyesebb kapcsolatot ápolnak a vendégeikkel, így nagyobb eséllyel kap kedvezőbb ajánlatot közvetlenül.

Mikor van a legrosszabb időpont alkudozásra?

A legrosszabb időpont a főszezon, a különleges események (koncertek, sportesemények, fesztiválok) idején, vagy az utolsó pillanatban, amikor a szálloda már tele van. Ilyenkor a szálloda nincs abban a helyzetben, hogy engedményeket tegyen.

Mi a különbség a "nem visszatérítendő" és a "ingyenes lemondás" között?

A "nem visszatérítendő" ajánlatok általában olcsóbbak, de ha lemondja a foglalást, nem kapja vissza a befizetett összeget. Az "ingyenes lemondás" rugalmasabb, de drágább lehet, és általában van egy határidő, ameddig ingyenesen lemondhatja a foglalást. Közvetlen alkudozás során megpróbálhatja a "nem visszatérítendő" ár mellett ingyenes lemondási lehetőséget kérni, ha indokolt.